Plantilla Excel para el alquiler de habitaciones
Una hoja lista para llevar inquilinos, cobros y gastos de tus pisos compartidos sin montártela desde cero.
- Ficha de inquilinos (habitación, fechas, renta, fianza, contacto)
- Control de cobros mes a mes con total anual automático
- Hoja de gastos con reparto por inquilino
Qué trae la plantilla y cómo usarla
Es un archivo .xlsx con tres hojas ya montadas y un par de filas de ejemplo que puedes borrar. Sirve para tener en un solo sitio quién vive en cada habitación, qué has cobrado cada mes y cuánto le toca a cada uno de las facturas.
- Inquilinos: una fila por persona con propiedad, habitación, fecha de entrada y de salida, renta, fianza, teléfono y email. Rellénala el día que firmas el contrato de la habitación, con los mismos datos.
- Cobros: una fila por inquilino y una columna por mes, de enero a diciembre. Escribes el importe cobrado y la última columna suma el total del año. Si además entregas un justificante de cada pago, aquí tienes cómo hacer el recibo de alquiler de una habitación.
- Gastos: apuntas el concepto, la fecha, el importe de la factura y el número de inquilinos, y la hoja calcula la parte de cada uno a partes iguales, redondeada al céntimo.
La plantilla no reparte por días de estancia. Si alguien ha entrado o salido a mitad de periodo, calcula su parte con la calculadora de reparto de gastos y apunta el resultado en la hoja.
Cuándo el Excel funciona bien
Con una o dos habitaciones, una hoja de cálculo hace el trabajo. Hay pocos movimientos, el único reparto suele ser dividir una factura entre dos personas y el tiempo que ahorrarías con otra herramienta no compensa aprender algo nuevo. Si estás en ese punto y tu método funciona, no hay motivo para cambiarlo. Lo que sí conviene tener siempre es el contrato firmado, la fianza anotada con su fecha y el historial de pagos al día.
Dónde empieza a fallar
El cambio llega con tres o cuatro habitaciones. Son varias facturas de suministros al mes, inquilinos con fechas de entrada distintas y transferencias con conceptos que no dejan claro a qué mes corresponden. El Excel no hace nada de eso solo: lo haces tú cada mes. Estos son los puntos donde más se nota:
- Reparto de gastos comunes. Dividir entre cuatro es fácil. Hacerlo bien cuando uno entró el día 12 exige contar días en cada factura de luz, agua, gas e internet. Tienes los métodos en la guía de cómo repartir los gastos de un piso compartido.
- Prorrateo de entradas y salidas. Si un inquilino entra el 17, paga la parte proporcional de ese mes, y cada mes tiene un número de días distinto. Si el cálculo no queda por escrito, vuelve como discusión al liquidar. Está explicado paso a paso en cómo prorratear el alquiler por días.
- Saber quién ha pagado. La hoja no avisa. Te toca revisar el banco, cruzarlo con la lista y escribir al que falta. El riesgo es reclamar un pago que ya estaba hecho. En cómo cobrar el alquiler de varias habitaciones tienes una forma de ordenarlo.
- Fianzas. Al salir un inquilino necesitas saber cuánto entregó, si debe algo y qué descuentas. Con una sola columna de importe, esa cuenta se hace de memoria.
- Contratos y vencimientos. Cada habitación tiene su contrato y su fecha de fin. El Excel guarda la fecha, pero no te recuerda que se acerca.
- Rotación. Cada cambio de inquilino obliga a tocar nombre, fechas, renta y fianza. Es el momento en que se sobrescribe una celda o se rompe una fórmula.
Cómo montar bien un Excel de alquileres
Si vas a seguir con la hoja de cálculo, que sea una herramienta de verdad. La plantilla cubre inquilinos, cobros y gastos. Esto es lo que puedes añadirle para que aguante más:
- En Cobros: la fecha exacta de cada ingreso y el concepto de la transferencia tal como aparece en el banco, para no contar dos veces el mismo pago.
- En Gastos: las fechas del periodo que cubre cada factura y una columna por inquilino con los días que ha vivido en el piso, para repartir en proporción.
- Una hoja de fianzas: importe y fecha de cobro, descuentos al salir con su motivo, e importe y fecha de la devolución.
- Una hoja de vencimientos: la fecha de fin de contrato de cada habitación, ordenada por proximidad, con un formato condicional que cambie de color cuando falten menos de 30 días.
Con esa estructura el Excel aguanta bastante. Lo que no cambia es que los cálculos, los avisos y el seguimiento siguen dependiendo de ti. Para la parte de papeles tienes el Kit del Casero y el resto de herramientas gratuitas.
Excel frente a un software específico para habitaciones
| Tarea | Excel | Gestión Habitaciones |
|---|---|---|
| Control de cobros | Apuntas a mano cada importe y cruzas tú el banco con la hoja. | Ves quién ha pagado y quién no en cada piso y cada mes. |
| Reparto de gastos | División a partes iguales. Repartir por días exige montar tus propias fórmulas. | Registras la factura y se reparte por los días que ha vivido cada inquilino, a partes iguales o por porcentajes. |
| Prorrateo del alquiler | Cálculo manual cada vez que alguien entra o sale a mitad de mes. | Calculado por días de estancia, en la entrada y en la salida. |
| Recordatorios de pago | No existen: los escribes tú uno a uno. | Recordatorio por email con un clic desde la pantalla de cobros y, con el plan Casero, aviso opcional la víspera del plazo de los gastos. |
| Fianzas | Una columna con el importe, sin liquidación. | Registro por inquilino y liquidación con desglose al salir. |
| Contratos | Documentos sueltos en una carpeta. | Contratos por habitación con firma digital (plan Rentista; el plan Gratis incluye un contrato con firma de regalo). |
| Vencimientos | No avisa de nada. | El panel avisa de contratos que vencen y fianzas por devolver. |
| Coste | 0 €. | Plan Gratis: 1 propiedad y hasta 4 habitaciones. Plan Casero: 9 € al mes. |
Cuándo tiene sentido dar el paso
No hay una cifra válida para todos, pero sí señales claras: una discusión con un inquilino por el reparto de la luz, descubrir tarde que alguien no había pagado, o retrasar la devolución de una fianza porque no tenías claro lo que se cobró. El coste no siempre es dinero. Es tiempo y tensión por cosas que se podían haber aclarado desde el principio.
Si decides cambiar, el traspaso se hace mejor en este orden:
- Reúne lo que ya tienes: datos de cada inquilino, fianzas con su fecha, pagos de los últimos dos o tres meses y fin de cada contrato.
- Empieza por las habitaciones ocupadas hoy. El historial antiguo puede esperar.
- Mantén el Excel en paralelo el primer mes para comprobar que los números coinciden. Después puedes dejarlo.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla es gratis de verdad?+
Sí, es totalmente gratis. Solo te pedimos el email para descargarla y, si quieres, avisarte de mejoras. Puedes darte de baja cuando quieras.
¿Funciona en Google Sheets o en Numbers?+
Sí. Es un archivo Excel (.xlsx), pero puedes subirlo a Google Sheets o abrirlo en Numbers (Mac) sin problema. Las fórmulas de totales se mantienen.
¿Puedo gestionar el alquiler de habitaciones con Excel?+
Sí, y tiene todo el sentido cuando empiezas o tienes una o dos habitaciones: es gratuito, flexible y suficiente para un volumen pequeño. A partir de tres o cuatro habitaciones, el reparto de gastos, el prorrateo por días y el seguimiento de pagos se vuelven demasiado manuales y propensos a errores.
¿Cómo reparto los gastos en la plantilla?+
En la hoja de Gastos apuntas el importe y el número de inquilinos y te da la parte de cada uno a partes iguales. Para repartir por días de estancia (lo más justo), usa nuestra calculadora de reparto de gastos gratuita.
¿Cuándo merece la pena pasar de Excel a un software de alquiler por habitaciones?+
La señal más clara es sentir que gestionas el piso como puedes en lugar de como quieres. Suele ocurrir a partir de tres o cuatro habitaciones, cuando hay rotación frecuente, o después de un episodio concreto: una discusión por la factura de la luz, una fianza que no cuadra o un cobro reclamado por error.
¿Qué diferencia hay entre un software para pisos completos y uno para habitaciones?+
El software para pisos completos gestiona un contrato y un inquilino por propiedad. El de habitaciones gestiona varios inquilinos dentro del mismo piso: reparte los gastos de suministros según los días que ha vivido cada uno, prorratea el alquiler cuando alguien entra o sale a mitad de mes y lleva varias fianzas distintas en el mismo inmueble.
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